Onboarding ¿Virtual, presencial o híbrido?

Por Antonio López Flores

Hace algunos días me encontré con un buen artículo de Harvard Business Review sobre cómo establecer una experiencia exitosa de Onboarding virtual, y me pareció interesante tratar de desmenuzar ese contenido y plantear la perspectiva que tenemos en VUCA entorno a LA experiencia del colaborador por excelencia, el onboarding.

Y es que una de las fases más experienciales de cualquier empleado es el proceso de inducción u onboarding, esté diseñada o no.

¿Qué es el onboarding?

En el espacio de recursos humanos entendemos el onboarding como el proceso de iniciar a un nuevo empleado en su organización, su área y su puesto, habilitándolo para que alcance un buen desempeño en la organización e integrarlos a la cultura de su empresa, al entendimiento de su función y a brindarle las herramientas necesarias para que pueda desempeñar su trabajo.

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¿Por qué es importante?

Pero en los últimos años — quizá por la popularidad del modelo de experiencia del empleado o por la importancia estratégica que tiene- el onboarding se ha constituido en uno de los momentos claves para definir la estrategia de experiencia al colaborador, aunque tiene muchas más implicaciones el hacerlo bien, o el no hacerlo.

Todos tienen una experiencia de onboarding, la diseñes o no.

¿Por qué vale la pena ser intencional en el onboarding?

Más allá de lo que es estrictamente necesario, como asegurarnos de que el nuevo empleado tenga un equipo de cómputo para trabajar, un espacio asignado, así como los accesos a sistemas y presentarle a su nuevo equipo, el onboarding se ha constituido en un proceso estratégico que agiliza la incorporación, el éxito y la curva de aprendizaje para el mejor desempeño de las personas. Es por esto, que una buena estrategia de onboarding te puede servir, entre otras cosas, para:

1. Hacer que el nuevo colaborador despegue a un inicio de labores rápido.
2. Hacerlo sentir bienvenido y parte de la organización desde el día 1.
3. Establecer bases sólidas para que se desarrollen fuertes relaciones interpersonales a lo largo de la organización.
4. Construir un entendimiento claro sobre la cultura y la manera de trabajar en nuestra empresa.
5. Establecer expectativas claras y conexiones entre el trabajo individual con la misión, los objetivos de las áreas y los objetivos de la compañía.
6. Integrar a los nuevos colaboradores a los equipos, tanto de manera formal -con líderes y compañeros- como también de manera informal — con otros equipos- .

Y a pesar de que todo esto puede resultar obvio, los modelos de trabajo híbrido han generado barreras que obstaculizan la implementación de una estrategia exitosa de onboarding, porque estábamos muy acostumbrados a la serendipia presencial y porque en este último año, la gran mayoría de las personas que han cambiado de trabajo en ambientes virtuales, no ha podido experimentar esta serendipia de manera virtual.

¿Qué hacer para generar un onboarding virtual o híbrido?

Más allá de mejores prácticas (porque hay muchas), en este artículo te quiero platicar sobre algunas ideas de rituales para que te inspires, así como un framework muy claro para habilitar tu estrategia de onboarding como una experiencia que potencie la experiencia del colaborador.

Más allá del kit de bienvenida, la computadora enviada a la casa y una playera con el logo de tu empresa (todo forma parte del kit de bienvenida), te recomendamos que tomes encuenta lo siguiente:

1. Genera una experiencia que haga sentir bienvenido e integrado al nuevo colaborador.
2. Asigna un acompañante en el proceso de onboarding.
3. Reduce las fricciones y barreras, no en el día uno, sino en los días previos a su incorporación.
4. Deja el tema de la tecnología resuelto antes del ingreso del colaborador
5. Establece un mix de interacciones virtuales formales e informales con el equipo del colaborador y otros miembros de la compañía.
6. Haz explícita la cultura implícita de la empresa.
7. Designa un acompañante de cultura que le comparta “cómo se hacen las cosas aquí"
8. No te limites a una experiencia para el día 1, sino desarrolla un programa de acompañamiento durante los primeros 90 días y mídelo.

Pero más allá de estas grandes ideas, que son las que yo considero cuando diseñamos una nueva experiencia de onboarding, lo más importante es que adoptes un mindset diferente, que considere lo siguiente:

1. ¿Quién es tu nuevo empleado?

Diseña un employee persona que te ayude a empatizar con él.

2. Establece un indicador u objetivos claros para la experiencia de onboarding.

Cuando tienes objetivos claros, vas a ver que un hoodie o un termo no harán gran diferencia, y en cambio desarrollarás algo más estratégico.

3. Diseña la experiencia de acuerdo al entorno en el que se dará la experiencia.

Por ejemplo, en un entorno 100% presencial, puedes diseñar experiencias espontáneas o informales sin mayor complejidad, más que la de encontrarse en el pasillo, pero cuando se trata de experiencias híbridas o virtuales, debes ser intencional en los formatos, los espacios, la logística y el diseño propio de las experiencias de interacción de manera remota.

4. Prototipa y valida la experiencia antes de desplegarla.

He tenido muchos clientes que invierten mucho dinero en kits de bienvenida, el desarrollo o implementación de una app, u otros recursos que les llevan mucho tiempo y que al momento de desplegarlos no tienen el efecto esperado en su población. Así que, antes de echar a andar cualquier estrategia, establece sus objetivos, diséñala intencionalmente, prototipa esa experiencia y valídala.

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